Dicas para assegurar o bom funcionamento administrativo da sua empresa

As tarefas administrativas são transversais a todas as organizações, uma vez que asseguram o seu correto funcionamento. O profissional que exerce tais funções atua muitas vezes como secretário, apoiando gestores e líderes na condução dos processos operacionais e no relacionamento com os diversos setores da empresa. Deve ser uma pessoa bem formada, dinâmica, expedita, organizada, com sentido de autonomia e de responsabilidade. É fundamental que tenha conhecimentos informáticos, gosto pelas relações humanas e facilidade de comunicação.

Das várias competências que estes técnicos devem apresentar salientamos as seguintes:

Planear uma melhor utilização do tempo utilizando os meios informáticos;
Saber estabelecer prioridades;
Transmitir uma atitude positiva e satisfazer as necessidades dos clientes;
Assegurar uma excelente comunicação escrita e oral utilizando as palavras certas;
Estabelecer comunicação com as variadas
Instituições sempre que necessário;
Fazer o tratamento da correspondência;
Conceber, organizar e implementar sistemas de arquivo, de preferência informático e mantê-los atualizados;
Controlar contas a pagar e a receber;
Organizar os diversos dossiers (contabilístico, clientes, fornecedores…);
Criar o clima certo e saber gerir conflitos;
Organizar atos ou eventos, de acordo com o protocolo empresarial.

Esta função assegura o funcionamento administrativo de uma empresa e pode ser a porta de entrada para uma carreira de sucesso em vários departamentos.

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